Разгребаем авгиевы файлохранилища при помощи Autodesk Vault

Итак, Вам достался сетевой диск, либо общественное файлохранилище, на котором по каталогам разложена информация о проектах:

• переписка
• договора
• модели изделий и оборудования
• библиотеки компонентов
• проектно-конструкторская документация

С одной стороны Вам предстоит деликатная и кропотлива работа библиотекаря, который наполняет вверенное ему книгохранилище новыми книгами и журналами. Необходимо для каждого документа завести карточку, разместить сам документ на соответствующей ему полке.

С другой стороны, Вам предстоит обработать невероятные объемы информации, которые до этого накапливались годами. Более того, практически каждый документ необходимо реставрировать: обновить страницы, восстановить недостающие буквы, подправить переплет.

После Ваших трудов сотрудники смогут оперативно находить и использовать документы и модели.

Литография "Авгиевы конюшни". Руди Поцатти, 2009 г.

План действий по очистке/занесению будет следующий:

1. Описать структуру проекта в хранилище "как должно быть".
2. Сформировать в хранилище структуры каталогов.
3. Произвести подготовку данных к выгрузке.
4. Определить новое расположение данных.
5. Произвести выгрузку данных.
6. Организовать категоризацию данных.
7. Произвести назначение свойств выгруженным данным.

Описание структуры проекта "как должно быть"

Для описание структуры можно использовать текстовый редактор, редактор диаграммы связей. Главное, чтобы структура проекта была прозрачной, понятной, соответствовала нуждам жизненного цикла проекта и бизнес-процессов производства.

Формирование структуры каталогов в хранилище

Формирование структуры можно организовать на основании шаблонов, ранее созданных проектов, инструментария сторонних разработчиков.

Подготовка данных к выгрузке

Вам потребуется отсортировать данные по каталогам, перебрать ссылки в документах и моделях на предмет актуальности и доступности. Так, можно поудалять все каталоги, имеющие название OldVersions.
Для Vault Autoloader есть рекомендации к подготовке и выгрузке данных. Однако в данной статье приведены рекомендации основанные на опыте, в том числе и без Autoloader.

Определение нового расположения данных

Необходимо для данных определить место в структуре проекта  "как должно быть". Если такое расположение не существует, то создать.

С помощью САПР-приложения, либо при помощи инструментария пакетной загрузки, передать данные в каталог назначения в хранилище, либо в промежуточный каталог с последующим перемещением в необходимое место.
Процесс выгрузки через САПР более контролируем, нежели через Autoloader, однако занимает больше времени. При правильном планировании и распределении задач выгрузки между сотрудниками можно добиться большой скорости и получить высокое качество выгруженных данных.

Категоризация данных

Для каждого каталога/документа есть смысл назначить категорию. Она будет определять для документа жизненный цикл и набор свойств, заданных по-умолчанию. В Vault есть возможность автоматического назначения категорий на основании правил.

Назначение свойств выгруженным данным

Для документов заполняются свойства: через САПР-приложение, либо через диспетчер свойств клиентского приложения Vault.

Заключение

Не бойтесь ввязываться в причесывание и разбор тонн существующих наработок. Они действительно пригодятся в будущем.